Lợi ích của tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp?

Tổng đài ảo hiện nay là dịch vụ không còn xa lạ đối với nhiều doanh nghiệp. Không chỉ là giải pháp kết nối đơn giản, mà nó còn mang lại rất nhiều hiệu quả. Lợi ích của tổng đài ảo đang dần trở thành lựa chọn lý tưởng của nhiều doanh nghiệp. Để có cái nhìn tổng quát về tổng đài ảo. Hãy cùng tìm hiểu những lợi ích tuyệt vời mà công cụ tổng đài mới này mang lại cho các doanh nghiệp ngay bài viết dưới đây nhé.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là một dịch vụ tổng đài điện thoại được cung cấp qua các phần mềm dịch vụ. Chỉ cần smartphone, laptop kết nối internet/3G là có thể sử dụng, thay vì kéo dây từ bưu điện như các tổng đài truyền thống.

Lợi ích của tổng đài ảo

Tiện ích nổi bật của dịch vụ tổng đài ảo mang đến cho người dùng rất phong phú. Không chỉ nghe – gọi thông thường, tổng đài ảo còn có những chức năng linh hoạt hỗ trợ công việc văn phòng như: chức năng trả lời tự động (IVR), hiển thị tên người gọi đến, hỗ trợ Softphone, ghi âm – nghe lại – xóa cuộc gọi, nhật ký cuộc gọi,…Và còn rất nhiều chức năng hữu ích khác.

Lợi ích của tổng đài ảo đối với doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí

Lợi ích đầu tiên khi lựa chọn sử dụng tổng đài ảo chính là tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp không cần phải đầu tư bất kỳ hệ thống tổng đài vật lý nào. Doanh nghiệp không cần duy trì nhân sự để quản lý tổng đài mà tổng đài được cài đặt để trả lời tự động, nhận định cuộc gọi,…Bên cạnh đó, giúp tiết kiệm cước phí cuộc gọi trong nước và quốc tế, tiết kiệm chi phí gọi nội bộ.

Dễ dàng sử dụng

Khách hàng có thể sử dụng hệ thống mạng nội bộ LAN có sẵn hoặc mạng 3G, wifi. Không mất phí liên lạc giữa các điện thoại trong nội bộ, phí liên lạc ra bên ngoài cũng được giảm đáng kể.

Xử lý cuộc gọi khách hàng mọi lúc mọi nơi

Với tổng đài ảo nhân viên có thể làm việc bất kỳ đâu, chỉ cần cài đặt phần mềm tổng đài ảo trên máy. Và đăng nhập để nghe – gọi trực tiếp từ website/app, trả lời điện thoại của khách hàng 24/7. Điều này giúp chăm sóc khách hàng mọi nơi, không bỏ lỡ cơ hội bán hàng.

Lợi ích của tổng đài ảo không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng

Khác với tổng đài truyền thống, lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn vào khoảng 20-30 cuộc. Vì thế, sẽ có lúc khách hàng gọi và máy bận. Tổng đài ảo có số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn. Do đó, giúp doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng

Dễ dàng quản lý, lưu trữ

Tổng đài ảo sở hữu nhiều tính năng thoại tiên tiến như: lưu lịch sử, thống kê các cuộc gọi vào/ra, nghe – ghi âm cuộc gọi, lưu trữ dữ liệu trên đám mây,… Có thể làm việc với tất cả các điện thoại IP chuẩn SIP của nhiều hãng khác nhau.

Tích hợp với nhiều phần mềm

Tổng đài ảo giúp dễ dàng tích hợp các chức năng điện thoại dựa vào số chủ gọi CallerID. Để truy vấn thông tin khác, click to call… Với các phần mềm khác mà doanh nghiệp sử dụng như: CRM, marketing,… đem đến dịch vụ khách hàng tốt hơn, năng suất cao hơn

Dễ dàng nâng cấp mở rộng

Tổng đài ảo dễ dàng mở rộng và di chuyển hệ thống. Chỉ gắn thiết bị đầu cuối vào mạng máy tính là có thể dùng. Giúp giảm thiểu các vấn đề gây gián đoạn hệ thống tổng đài khi có cuộc gọi đến như: mất điện, đứt dây điện thoại…

Lợi ích của tổng đài ảo được sử dụng như thế nào?

Sở hữu nhiều tính năng, tuy nhiên tổng đài ảo không hề gây khó khăn cho người dùng. Với tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể nhận cuộc gọi của khách hàng đến số di động của cá nhân giám đốc, các nhân viên phòng ban ở mọi nơi sử dụng mọi loại thiết bị đầu cuối như: điện thoại cố định, điện thoại di động hay máy tính bảng, máy tính để bàn, laptop,…

Có thể thấy tổng đài ảo là xu thế lựa chọn của nhiều doanh nghiệp để xây dựng hệ thống doanh nghiệp, tiện lợi và tối ưu chi phí tốt hơn. Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết về tổng đài ảo. Để từ đó có những phương pháp hữu ích cho doanh nghiệp.